Privacyverklaring
Privacyverklaring Wildbeheereenheid Aalten
Versie: 30-11-2018
1. Wildbeheereenheid Aalten en gegevensbescherming
Wildbeheereenheid Aalten, hierna te noemen "de WBE", is er voor iedereen die geïnteresseerd is in het duurzaam beheren en benutten van populaties in het wild levende dieren binnen het werkgebied van de WBE.
Aansluitend op haar statutaire doelstellingen verwerkt de WBE bepaalde gegevens van haar leden, deelnemers en donateurs. Dit primair ten behoeve van het voeren van de administratie die bij het lidmaatschap hoort. Verder behartigt en bevordert zij de belangen van de jacht en de jagers binnen haar werkgebied in de breedste zin van het woord. Tevens verzorgt ze de informatievoorziening van(uit) en naar de WBE.
Met deze privacyverklaring wordt beoogd transparant weer te geven op welke manier de WBE omgaat met persoonsgegevens van haar leden, deelnemers, donateurs, relaties en (overige) bezoekers en gebruikers van haar website.
De WBE heeft een reeks technische en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens altijd veilig kunnen worden verwerkt, en bovendien alleen voor die doeleinden die legitiem door haar worden nagestreefd. Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn of bewaard dienen te worden in het kader van wettelijke verplichtingen, dan worden ze verwijderd. Basisgegevens worden in ieder geval bewaard zo lang u lid van de WBE bent.
Door middel van deze verklaring en het daaraan gekoppelde separate cookiebeleid, het onderliggende (interne) privacybeleid en de bijbehorende maatregelen, onderstreept de WBE de waarde die zij hecht aan een goede borging van persoonsgegevens die in het kader van haar functioneren worden verstrekt en uitgewisseld. Zij wil eenieder informeren over de manier waarop zij met persoonsgegevens omgaat. Tevens geeft zij hiermee blijk te handelen conform de eisen die zijn gesteld aan de bescherming van (uw) persoonlijke gegevens in algemene zin en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in het bijzonder.
2. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?
De WBE gebruikt en bewaart persoonsgegevens ten behoeve van diverse doeleinden die passen binnen haar beleid en waaruit zij mede haar bestaansrecht ontleent. Voor verwerkingen van persoonsgegevens anders dan voor gebruikelijke doeleinden, te weten de overeenkomst en de gerechtvaardigde belangen van de vereniging (inherent aan het lidmaatschap) zal de toestemming van de betrokkene(n) worden gevraagd.
Indien u geen toestemming wenst te geven voor een verwerking op basaal niveau kan dit betekenen dat u geen lid kunt worden.
Ruwweg kunnen de volgende categorieën van verwerkingen worden onderscheiden:
- Het voeren van een ledenadministratie, financiële administratie en verdere noodzakelijke en gebruikelijke handelingen in het kader van lidmaatschapsaangelegenheden. Denk aan het innen van lidmaatschapsgelden. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen die hieruit voortvloeien (zoals het hanteren van een fiscale bewaartermijn van 7 jaar). Daarnaast: het verstrekken van informatie over jacht(activiteiten) conform de gerechtvaardigde verwachtingen van de leden. De WBE heeft een signaleringsfunctie als belangenbehartiger en informeert de leden via de website en mail.
- Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met andere partijen (derden). Het namens de leden aangaan van jachthuurovereenkomsten met diverse terrein beherende organisaties in het werkgebied van de WBE. Het registreren van jachtvelden en jachtcombinaties in het faunaregistratiesysteem van Faunabeheereenheid Gelderland.
- Het onderhouden van contacten met leden en overige partijen; zowel in persoon als via de diverse communicatiekanalen (schriftelijk, telefonisch, email, website). Denk hierbij aan: Het afhandelen van een aanmeldings- of contactformulier dat op onze website is ingevuld. Uw bericht kan worden doorgestuurd naar de relevante WBE-functionaris ten behoeve van een reactie.
- Het uitvoeren van interne analyses, het archiveren van gegevens en documenten en het geanonimiseerd verwerken van gegevens voor statistische doeleinden.
3. Uitoefening van uw rechten inzake de bescherming van uw persoonsgegevens
Wij kunnen ons voorstellen dat u op enig moment uw eigen persoonsgegevens wilt:
- inzien (inzagerecht);
- wijzigen (correctierecht: aanvulling en rectificatie);
- verwijderen (recht op vergetelheid);
- beperken in termen van verwerking en gebruik (recht op beperking van verwerking);
- bezwaar wilt maken tegen de verwerking (recht op bezwaar);
- meenemen naar een andere organisatie (recht op dataportabiliteit).
Als u gebruik wilt maken van een of meer van bovenvermelde rechten, dan kunt u dit doen door eenvoudig een verzoek van die strekking in te dienen bij de WBE (schriftelijk of per email: info@wbe-aalten.nl) en kort uw belangrijkste vraag te vermelden. Wij zullen zo spoedig mogelijk aan uw verzoek voldoen, voor zover dit redelijkerwijs mogelijk is en kan worden verlangd (met het functionele lidmaatschap als ondergrens). Indien nodig, worden dergelijke verzoeken doorgegeven aan derden die uw gegevens hebben ontvangen.
De WBE kiest in principe zelf de plaats, het tijdstip en de manier waarop ze uw verzoek verwerkt, uiteraard telkens zonder in uw rechten te treden.
We stellen het verder op prijs wanneer u ons van eventuele kwetsbaarheden op de hoogte brengt.
Heeft u toch nog een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens en kan dit in goed overleg niet worden opgevangen door het privacybeleid van de WBE, dan staat het u vrij om hiervan vervolgens een melding te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Op de website van de AP is meer achtergrondinformatie te vinden die tevens is gebruikt bij de totstandkoming van deze verklaring.
4. Externe toepassingen en website(s); beleid ten aanzien van derden
Gegevens worden alleen verwerkt voor de doeleinden zoals hiervoor vermeld bij 2. Ze worden in geen geval verstrekt aan derden, anders dan na uw expliciete toestemming. De enige derde partij waaraan de WBE momenteel gegevens verstrekt is de Faunabeheereenheid Gelderland en haar FRS-systeem. Deze FBE heeft op haar website een eigen privacyverklaring opgenomen.
Om uw rechten te waarborgen zal de WBE via verwerkersovereenkomsten expliciet toezien op naleving van de privacywetgeving door externe partijen die uw persoonsgegevens verwerken voor de onder 2 genoemde doelen.
5. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan door de WBE worden gewijzigd indien ontwikkelingen in de wetgeving dan wel omstandigheden binnen of buiten de vereniging dit verlangen. Deze verklaring kan dus worden aangepast en volgt zo als dynamisch document de ontwikkelingen in de praktijk en de visie van vereniging en samenleving, steeds met als doel een zo optimaal mogelijke bescherming van uw persoonsgegevens in balans met het goede functioneren van de vereniging. Over ingrijpende wijzigingen wordt u separaat geïnformeerd via bijvoorbeeld nieuwsbrieven en/of onze website (www.wbeaalten.nl). Wij adviseren u bij een bijzondere interesse regelmatig onze website te bezoeken om te bezien of er aanpassingen zijn gedaan.
6. Disclaimer
Onze website (www.wbeaalten.nl) is net als deze privacyverklaring met de grootste zorgvuldigheid samengesteld en tot stand gekomen. We kunnen evenwel niet garanderen dat zij geen verouderde of kennelijk onjuiste informatie bevat. We waarderen het wanneer u de moeite neemt om ons op eventuele onvolkomenheden te wijzen zodat wij het nodige kunnen doen om evidente fouten te corrigeren.
Onze website dient als bron van informatie. Er wordt uitdrukkelijk geen verplichting aangegaan jegens derden. Aan de informatie op onze website kunnen voorts geen rechten worden ontleend.
De WBE aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade van welke aard en in welke vorm dan ook, die direct of indirect voortvloeit uit informatie zoals vermeld in communicatie vanuit de website, waaronder begrepen deze privacyverklaring.
Verwijzingen naar (websites van) externe partijen hebben een informatief karakter. De WBE kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor de inhoud of het functioneren van websites van derden.
7. Contact
Vragen, opmerkingen en verzoeken ingevolge uw privacybelangen en het privacybeleid van de WBE kunt u richten aan het secretariaat. info@wbe-aalten.nl
WBE Aalten, november 2018